Komunikasi merupakan faktor penentu kesuksesan setiap individu maupun organisasi untuk bertahan dalam persaingan bisnis yang sangat kompetitif saat ini. Kemampuan komunikasi seseorang dalam organisasi diperlukan dalam setiap kondisi misalnya pada saat mempersiapkan sebuah presentasi bisnis, menyampaikan ide-ide atau gagasan dalam suatu rapat, negosiasi bisnis, melatih tim, membangun sebuah tim kerja, dan dalam setiap aktivitas organisasi. Melihat pentingnya komunikasi dalam organisasi, efektivitas komunikasi akan sangat menentukan kesuksesan organisasi baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
Steven Covey mengibaratkan komunikasi adalah napas kehidupan manusia. Ia menitikberatkan pada konsep saling ketergantungan untuk menjelaskan hubungan antarmanusia. Untuk membangun komunikasi yang efektif diperlukan lima dasar penting yaitu usaha untuk benar-benar mengerti orang lain, kemampuan untuk memenuhi komitmen, kemampuan untuk menjelaskan harapan, kemauan untuk meminta maaf secara tulus jika melakukan kesaahan, dan kemampuan memperlihatkan integritas. Bentuk komunikasi tertinggi adalah komunikasi empatik yang memiliki makna melakukan komunikasi untuk mengerti dan memahami karakter dan maksud dan peran orang lain yang menerima pesan.
Dalam hal ini, kebaikan dan sopan santun seperti halnya kemampuan dan kemauan untuk memenuhi komitmen yang disampaikan, dan menjelaskan harapan yang diharapkan dalam suatu hubungan komunikasi sangat diperlukan untuk menghindari terjadinya harapan yang bertentangan atau berbeda dengan peran dan tujuan komunikasi. Selain itu, integritas mencakup hal-hal yang lebih dari sekadar kejujuran juga diperlukan dalam membangun hubungan komukasi yang efektif dan sehat. Kejujuran menekankan pada kemauan untuk mengatakan kebenaran atau menyesuaikan kata-kata kita dengan realitas. Integritas menyesuaikan realitas dengan kata-kata setiap individu yang menyampaikan pesan. Untuk menciptakan komunikasi yang efektif, seorang komunikator harus mampu mengidentifikasi sasaran yang menjadi penerima pesan, menentukan tujuan komunikasi, merancang pesan, memilih media, memilih sumber pesan, dan mengumpulkan umpan balik.
Semua orang punya cara tersendiri dalam berkomunikasi, tapi tidak semua orang bisa berkomunikasi dengan efektif. Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, tentunya diisi oleh berbagai karyawan yang berbeda-beda. Demi terwujudnya organisasi yang berkembang dan maju, para karyawan yang heterogen tersebut haruslah sering berinteraksi satu sama lain.
Proses interaksi di antara karyawan itulah yang disebut dengan proses berkomunikasi. Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang menghasilkan kesamaan pendapat di antara para pelakunya.Sebuah proses komunikasi bisa saja gagal, jika para pelakunya justru malah saling salah paham, bahkan hingga mengalami ketegangan. Inilah yang disebut dengan miskomunikasi. Miskomunikasi pada umumnya terjadi akibat para anggota organisasi mengabaikan atau menganggap sepele masalah komunikasi ini. Padahal, kunci keberhasilan suatu organisasi adalah komunikasi.Jika komunikasi di dalamnya berlangsung dengan baik, maka organisasi tersebut dapat berkembang dan maju oleh karena itu penting bagi perusahaan untuk membangun komunikasi yang efektif dalam perusahaa.
Proses komunikasi yang efektif memungkinkan seseorang dapat saling bertukar informasi, ide, kepercayaan, perasaan dan sikap antara dua orang atau kelompok yang hasilnya sesuai harapan. Komunikasi yang efektif melalui proses pesan yang diterima dan dimengerti serta dipahami sebagaimana yang dimaksud oleh pengirimnya.
Beberapa Contoh Komunikasi yang  Efektif :
Berbicara dengan jelas
Komunikasi efektif dapat terjalin dengan baik apabila dalam penyampaian pesan tersebut terjadi pembicaraan yang jelas. Maksudnya yaitu dalam komunikasi tersampaikan pesan dengan benar karena pengucapan antara satu orang dengan yang lainnya sama-sama jelas dan bisa dipahami dengan baik. Dengan perkataan yang jelas, maka orang lain yang mendengar pembicaraan anda akan merasa lebih nyaman dan kemungkinan besar akan memahami setiap pesan yang disampaikan.
Melontarkan topik menarik
Topik-topik yang menarik juga dapat membuat komunikasi berjalan secara efektif. Karena dengan topik yang menarik minat maka seseorang akan merasa nyaman dan terhubung dengan hal yang sedang disampaikan. Dengan topik menarik antara komunikator dan komunikan bisa saling terikat satu sama lain dan lebih mudah lagi untuk melakukan pembahasan yang lainnya.
Memperhatikan tata krama dalam berbicara
Komunikasi efektif akan terjadi apabila dalam proses interaksi memperhatikan tata krama yang baik dan sopan. Persoalan tata krama ini menjadi point penting karena dengan sikap yang sopan, saling menghargai lawan bicara akan merasa nyaman dan dengan senang hati untuk mendengarkan segala pesan yang keluar dari mulut seseorang.
Pembahasan terkait minat
Pada umumnya sebuah komunikasi akan terjadi dengan baik apabila pembahasan didalamnya berkaitan dengan hal yang menjadi minat seseorang. Arti minat sendiri yaitu sesuatu hal yang menjadi kesukaan atau daya tarik tersendiri bagi orang lain. Komunikasi efektif akan lebih mudah dilakukan apabila salah satu contohnya dalam komunikasi tersebut membahas hal-hal yang telah disukai dari lawan bicara. Dengan begitu setiap pesan yang akan disampaikan bisa lebih mudah untuk dimengerti dan dipahami orang lain yang mendengarkan.
Senyum sebagai indikator keberhasilan komunikasi
Senyum adalah salah satu kunci keberhasilan komunikasi efektif. Karena gerakan senyum dari seseorang seolah-olah mengisyaratkan bahwa individu tersebut merasa ingin kenal lebih dekat dengan lawan bicaranya. Sehingga dengan hal tersebut orang yang diajak berkomunikasi akan merasa lebih yakin dan mendengarkan secara baik atas sesuatu hal yang disampaikan oleh orang yang ada dihadapannya tersebut.
Memperhatikan bahasa tubuh komunikator
Sebuah interaksi yang terjalin antara dua orang atau lebih akan mudah tersampaiakan segala topik pembahasannya apabila setiap orang mampu memperhatikan bahasa tubuh dari komunikator. Karena pada dasarnya komunikasi tidak hanya berasal dari kata-kata atau verbal saja, melainkan dapat dilakukan pula melalui gaya bahasa tubuh dari komunikator itu sendiri.
Tunjukkan rasa simpati
Sikap simpati adalah perasaan yang dimiliki seseorang karena rasa tertarik atas berbagai hal yang dilihatnya, mulai dari kewibawaan, penampilan, sikap, karakter dan lain sebagainya. Seseorang yang menunjukkan rasa simpati kepada lawan bicara maka proses komunikasi tersebut dapat berjalan dengan lebih lancar. Karena menunjukkan rasa simpati kepada lawan bicara akan membentuk hubungan yang lebih dekat.
Artinya bahwa antara orang satu dengan lainnya dapat sama-sama merasakan kenyamanan dari proses komunikasi tersebut. Sehingga pesan yang akan disampaikan oleh komunikator akan lebih mudah untuk tersampaikan dan memberikan umpan balik, baik umpan balik positif ataupun negatif.
Umpan balik positif terjadi bila penerima menunjukkan kesediaan untuk menerima dan mengerti pesan dengan baik serta memberikan tanggapan sebagaimana diinginkan oleh pengirim. Sedangkan umpan balik negatif dapat benar juga dapat salah. Umpan balik negatif dikatakan benar jika isi dan cara penyampaian pesan dilakukan secara benar, penafsiran dan penerjemahan penerima pesan juga benar. Umpan balik negatif dikatakan salah jika isi dan cara penyampaian pesan dilakukan secara benar tetapi penafsiran pesan salah. Dalam komunikasi secara bergantian peran penerima pesan bisa berubah menjadi pengirim pesan dan pengirim pesan berubah menjadi penerima pesan.
Disimpulkan bahwa komunikasi merupakan satu hal penting untuk menunjang kesuksesan organisasi baik dalam meningkatkan kinerja organisasi maupun adaptasi organisasi terhadap setiap perubahan lingkungan bisnis yang ada sehingga organisasi bisa tetap survive bahkan meraih keunggulan kompetitifnya.
Penulis : Rizka Khairunnisa Margolang dan Rini Troelin Ginting
Special thanks to Dosen Program Studi Magister Ilmu Manajamen Universitas Sumatera Utara Prof. Dr. Elisabet Siahaan, S.E., M.Ec. atas bimbingan dan arahannya dalam penyempurnaan penulisan artikel ini.